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Secondo Rob Allen, indiscusso esperto del settore, un motore di workflow è “un sistema che definisce, crea e gestisce l’esecuzione di workflow attraverso l’uso di software, coinvolgendo uno o più motori di workflow e che è in grado di interpretare definizioni di processo, interagire con i partecipanti del workflow e, se richiesto, invocare l’uso di applicazioni e strumenti dell’information technology”.